define funciones

Cada persona de la organización, debe tener claramente definido su papel en la misma. Contar con un organigrama claro, donde figuren las dependencias de cada uno es un paso imprescindible.

La definición de funciones base de la eficiencia

 

DEFINE UN ORGANIGRAMA AJUSTADO A LAS NECESIDADES

Los resultados te lo agradecerán y las personas también.

Seguramente una de das decisiones más polémicas es diseñar un organigrama. Y la más difícil es cuando empiezas a poner nombres en cada una de las cajas.

No he conocido nunca un organigrama que fuese aceptado por todos, y he diseñado muchos y formado parte de unos cuantos. Es de aquellas tareas que corresponde exclusivamente a la dirección, porque se trata de elegir las personas que van a formar parte de su equipo.

Hacer un sondeo entre el personal, filtrar borradores del organigrama, preguntar a personas próximas a la organización, etc… No es buena idea. A nuestro entender, tiene que ser una decisión personal, y se ha de comunicar a los interesados exclusivamente, y a poder ser, sin demasiado espacio de tiempo entre unos y otros.

¿Serán aceptados los candidatos por la organización? Seguramente unos más que otros, pero en general no esperes aplausos y alegrías generalizadas. Si te ocurre eso, igual no has estado muy acertado eligiendo. No buscas a los más populares, solo a los más competentes y que sean de tu absoluta confianza. Serán ellos luego los que se tendrán que ganar el respeto y la confianza del equipo.

Los elementos fundamentales de un organigrama, son las cajas dónde figura el título del puesto el nombre de la persona designada, y los flujos de dependencia. Además, cada título tiene que poder ser explicado, por tanto ha de ser claro y entendible por todos.

La cosa se complica un poco, cuando existen dependencias jerárquicas y funcionales, al ser más difusas las relaciones de dependencia.

También es recomendable, establecer un plan de contingencia para actuar ante reacciones de resistencia o desacuerdo. Si no estás preparado para gestionar las críticas o las reacciones adversas, déjalo todo como está. Estas decisiones no tienen marcha atrás y es fundamental ejercer un liderazgo claro para ponerlas en marcha.

Suele ser recomendable en algunos casos, recurrir a externos para elaborar un informe de recomendaciones. Parecerá una decisión más estudiada y menos personalista. Pero no nos engañemos, la decisión es siempre del que dirige el equipo. Y el asesoramiento, ayuda más en la definición de los puestos, en muchos casos para ajustarlos a quien la dirección ya tiene pensado que los ocupe.

Una vez puesto en marcha, y con un período de ajuste de unos pocos meses, será una de las decisiones de las que estarás más satisfecho.

¡Y los organigramas se pueden cambiar! Con sentido común y no excesivas veces o perderán su poder ejecutivo, pero no tienen que durar eternamente. Porque la empresa, el mercado, la tecnología, etc cambian, y hemos de contar con gestores del cambio, que lideren, sean ejecutivos y tengan visión estratégica.

Veamos algunos ejemplos de organigrama

Una foto muy fiable 

Si nos fijamos en ambos organigramas, podemos obtener muchísima información de la compañía. Aunque no sepamos nada de ella. Incluso cuando el número de directivos es el mismo.

El enfoque de ambas empresas es absolutamente distinto. Y con esto no digo que sea mejor uno que otro, aunque yo tengo claro cual me gusta más.

Hagamos un mapa mental del primer organigrama:

 

  1. No aparece ninguna indicación referente al consejo de administración. Tampoco a ningún asesor externo. ¿Porque no los tienen?, o..  Porque lo que interesa ver es lo que se pone.
  2. El Presidente tiene funciones ejecutivas y lidera la empresa, no existe ningún DG.
  3. Existen dos áreas muy potentes dependiendo del lider.
  4. Una dirección de operaciones tiene una visión global de la empresa. Existe una función transversal por el puesto, y además en este caso jerárquica, claramente intencionada.
  5. La dirección de marketing, está igualmente en la primera línea ejecutiva. Asumiendo también la responsabilidad de las TI. Parece una apuesta inequívoca hacia la tecnología y el mercado. O hacia el mercado a través del uso de la tecnología.
  6. Los cargos, son de director. Implica responsabilidad de dirigir y es un elemento muy significativo.
  7. La dirección comercial, depende de la de marketing, en lo que parece ser una actuación más basada en aspectos estratégicos y diferenciadores.
  8. Es una estructura flexible, ya que no depende únicamente del líder, y la visión estratégica se comparte entre tres altos directivos. Tres personas conocen todo lo que ocurre en la compañía.
  9. Da una imagen más moderna de cara a los grupos de interés. Se centra en lo que a estos les interesa.
  10. Al final, está orientado al resultado, al mercado, está preparado para crecer diferenciándose y a través de una apuesta tecnológica.

¿Que significa todo esto?

Imaginemos que formamos parte de los grupos de interés de ambas empresas. Vamos a imaginar que somos clientes, o proveedores, o banqueros…

No perderíamos demasiado tiempo en analizar más cosas. Tenemos dos fotos que nos dan mucha información, y una nos gusta bastante. En el mejor de los casos, buscaríamos otra empresa con una foto parecida a la que nos gusta, para poder comparar.

Insisto en que la segunda empresa no tiene por qué funcionar mal. Incluso puede ser más rentable que la primera. Puede tener más patrimonio, más caja, clientes más fieles, etc. Pero es difícil de creer que tenga una visión de futuro clara, y todas las ventajas son temporales.

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